Dans une quête d’équilibre vie pro vie perso, l’un des moyens les plus évidents pour trouver le juste milieu est de chercher à gagner du temps sur le lieu de travail.
On se rend vite compte du temps que l’on pourrait gagner quand on tombe sur le cliché du collègue qui tape encore au clavier avec ses deux doigts. Mais si vous êtes ici, vous vous doutez peut-être que la productivité ne s’arrête pas là.
Bien au-delà du cliché, on peut tous gagner un temps précieux chaque jour.
Comment ?
Avant de vous livrer quelques conseils, j’aimerais d’abord vous sensibiliser à certains éléments clés auxquels faire attention avant de vous changer votre façon de faire.
Il existe plusieurs pistes concrètes, mais on n’est pas tous égaux et ne rencontrons pas les mêmes problèmes.
Certainement qu’il vous est déjà arrivé de démarrer votre journée en repoussant certaines tâches au point de les remettre au lendemain. À l’inverse, vous vous êtes peut-être déjà retrouvé également derrière votre bureau sans savoir par où commencer.
En effet, une fausse piste est de se dire qu’on va travailler plus vite. Oui, mais pour quoi faire ? Vous savez que travailler plus vite est rarement suffisant, voire contre-productif. On a tous essayé un jour d’agir plus vite sans en récolter les fruits attendus.
Mon constat est que sans une réelle remise en question de nos habitudes de travail, le risque est de finir par perdre plus de temps que d’en gagner.
Ces derniers mots pourraient être une bonne conclusion : « Pourquoi changer, si on risque de perdre en productivité ? »
En effet, il n’y a rien de moins productif que de devoir reprendre quelque chose qui aurait déjà dû être terminé. C’est pour cette raison, qu’il ne faudra pas tout bouleverser, mais agir par petites touches successives. Selon la loi de Pareto, un petit changement pourrait entraîner de grands résultats.
Existe-t-il donc des méthodes de travail, utiles quelle que soit votre place dans la hiérarchie ? Patron, indépendant, cadre ou simple collaborateur, comment s’assurer de gagner du temps au travail ?
Voici donc quelques astuces qui pourraient changer votre façon d’aborder vos journées de travail et prendre davantage de temps pour vous, votre famille ou un nouveau projet.
Trois conseils pour gagner du temps au travail
Écrivez ce qui a été réalisé
Pour gagner du temps, avant de vous jeter sur la prochaine tâche, prenez quelques instants pour faire le point. Écrivez ce qui a été réalisé et l’état d’avancement de vos différentes tâches. Donnez-vous un court délai.
Dans l’idéal, faites-le en fin de journée, mais si cela n’a pas été fait la veille démarrez par cette tâche.
Une autre bonne pratique est de faire de même avant la pause du midi. Quand la routine est acquise, trente secondes suffisent. Oui, une demi-minute en échange d’un gain de productivité.
En effet, on court après les tâches à réaliser et on les enchaîne jusqu’à épuisement. On s’étonne ensuite d’avoir oublié une tâche essentielle ou de manquer d’énergie pour les projets qui comptent. Un point régulier, permet de prendre conscience de nos voleurs de temps
Listez ce qui est à faire
Pro ou perso, notez tout. Notez ce qui vous passe par la tête pour libérer l’esprit. Pendant que vous faites le point, il est naturel de penser à ce qui reste à faire : listez donc comme ça vient.
Vous ferez le tri par la suite.
Le bénéfice de cette pratique est de réduire votre charge mentale de tout ce que vous avez à faire et d’éviter les oublis, tout en vous libérant l’esprit. Tout est noté, vous ne pourrez donc pas oublier de souhaiter une bonne fête à votre belle-mère.
Dans un second temps, faites le tri sans oublier de lister, j’insiste, les tâches personnelles, sans quoi, vous risquez de consacrer une partie de votre attention à ne pas oublier. C’est sûr, vous perdriez en productivité.
Rassemblez les tâches par catégorie pour les exécuter à la chaîne par la suite.
Besoin d’un exemple ? Voici comment gagner du temps avec votre messagerie électronique.
Combien de temps vos messageries restent-elles ouvertes dans une journée ?
Prévoyez les créneaux pour ouvrir votre messagerie. Au lieu de traiter vos emails au fil de l’eau, réservez des moments dédiés pour les traiter et fermez votre boîte ensuite.
Bien sûr, vous adapterez en fonction de votre métier. Le but est de rationaliser et de vous recentrer sur un minimum de tâches à la fois. Une, c’est l’idéal. Pour ce qui me concerne, j’utilise un logiciel en ligne, mais j’ai longtemps fonctionné sur papier. J’adore les petits carnets.
Que faire de vos listes ? Vous pouvez vous dire légitimement que pour l’instant, je ne vous ai pas fait gagner du temps. En effet, pour le moment, vous avez des tâches en plus…
Ce simple conseil, m'a fait gagner plus de 20 minutes par jour.
Pour gagner du temps, planifiez grâce à votre agenda
Selon l’un des maîtres de la productivité, David Allen, auteur de la méthode GTD (Getting Things Done), voici ce que vous aurez à faire avec le résultat des deux conseils précédents. Pour gagner du temps et de la productivité, placez vos tâches sur les différents créneaux disponibles dans votre agenda. Laissez-vous de la marge pour les imprévus. Pourquoi mettre ses tâches dans l’agenda ? Pour être sûr de les réaliser, mais aussi pour mieux mesurer le temps qu’il vous faut pour les différentes tâches.
Cela vous permet d’avoir progressivement des repères fiables pour planifier vos journées, vos semaines et atteindre vos objectifs.
J’ai pu observer qu’une liste de tâches ne donne que très peu d’informations. En revanche, dès que les différentes actions se retrouvent dans l’agenda, la question corollaire est « Que vais-je faire de tout le reste ? ».
Faites et vous apprendrez de vos choix et erreurs. L’action de placer dans l’agenda va vous fournir une mine d’information dont vous tirerez vite parti. (Temps d’exécution pour des tâches spécifiques, meilleur moment pour les réaliser, phases de productivité, créneaux d’indisponibilité non identifiés auparavant…)
On pourrait arrêter là les conseils pour optimiser votre journée de travail et gagner du temps. Ces trois premiers devraient vous permettre de gagner au quotidien au moins 20 minutes et à terme près d’une heure. En tout cas, je suis persuadé que vous gagnerez en énergie et en satisfaction en les appliquant.
Cependant, les stratégies que j’aborde ci-dessous, pourraient vous aider à passer en mode projet et voir plus grand.
Vous pourriez bâtir une vraie stratégie qui vous fera gagner du temps, bien évidemment, mais elle vous permettra également d’infléchir un changement profond dans votre vie professionnelle.
Les deux stratégies pour gagner du temps
Stratégie A pour gagner du temps et aller à l’essentiel
Sortez de l’urgence grâce à Eisenhower et gagnez du temps.
Le 34ᵉ président des États-Unis s’est offert un outil incroyable d’efficacité. Ce dernier lui a permis d’éviter de courir pour prendre des décisions à la hauteur de ses responsabilités.
En effet, il a découvert qu’il n’y avait que très peu de catégories d’actions : les urgentes et les importantes. Il a aussi observé que la plupart du temps c’étaient les urgentes qui prenaient le pas sur les importantes. Il a ainsi défini quatre catégories : les urgentes, les non-urgentes, les importantes et les non-importantes.
Si on y réfléchit un peu, on constate que l’on se concentre, le plus souvent, sur les urgentes. Le problème est que toutes les tâches deviennent urgentes à un moment donné. Même les plus anodines prennent des proportions démesurées si on ne les traite pas avec le bon timing.
Une tâche importante devrait donc être traitée comme telle sans être déclassée par une tâche moins importante quelle que soit son urgence.
Si vous n’avez pas encore essayé, vous verrez. Le principe est simple à comprendre. En revanche, il est plus ardu à mettre en œuvre, car souvent, le plus difficile est de s’astreindre à aller à l’essentiel.
En utilisant la matrice d’Eisenhower, vous identifierez très vite les tâches qui ne sont pas importantes, mais sont urgentes. Si vous pouvez, déléguez-les et concentrez-vous sur ce qui compte. En faisant ce tri, vous identifierez aussi des tâches sans importantes et qui ne sont pas urgentes. Vous pouvez soit vous en débarrasser, soit les classer dans un dossier « à faire un jour peut-être ».
Stratégie B pour optimiser son temps de travail
Cessez de vouloir faire plaisir à tout le monde. Pour certains, c’est plus facile à dire qu’à faire. En effet, quand faire plaisir fait partie de sa nature, difficile de se tenir à ce qui pourrait ressembler davantage à une injonction qu’à un conseil.
Gardez simplement ceci en tête, « Pensez à vous aussi »
Cependant, pensez au bénéfice que vous pourrez en tirer si votre objectif est de gagner du temps.
Ça ne marche pas ?
Concentrez-vous sur ce que vous manquez en agissant de la sorte. Effectivement, en étant trop gentil (Vous pouvez consulter ici l’article trop bon trop con, trop gentil), vous réduisez le temps disponible pour vos priorités. Si vous devez rendre service à tout prix, essayez de limiter la casse. Mettez-vous d’accord sur un temps délimité en fin de journée pour le faire.
